Transmettre et suivre une facture
L’envoi est automatique
Il n’y a aucun bouton à cliquer : dès que vous validez une facture client (ou un avoir), le module la met en file d’attente, et la tâche planifiée l’envoie dans les 5 minutes qui suivent.
Le statut apparaît sur la fiche de la facture, dans le cadre Facturation électronique, ainsi que dans les champs Statut e-facture et Message e-facture, que vous pouvez aussi afficher en colonnes dans la liste des factures.
Les statuts
| Statut | Ce qu’il veut dire | Que faire ? |
|---|---|---|
| Non transmise | En file d’attente dans Dolibarr ; partira au prochain passage | Rien |
| En file | Reçue et contrôlée par la passerelle | Rien |
| Déposée | Déposée sur la plateforme agréée | Rien |
| Acceptée | Acceptée par la plateforme après contrôle | Rien |
| Émise | Transmise à la plateforme de votre client | Rien |
| Reçue | Votre client l’a reçue | Rien |
| Encaissée | Votre client l’a payée (statut définitif) | Rien |
| Invalide | Refusée par la passerelle avant envoi (mention manquante, totaux incohérents…) | Lire le message, corriger, puis Retransmettre |
| Rejetée | Refusée par la plateforme agréée | Lire le message, corriger, puis Retransmettre |
| Refusée | Refusée par votre client | Voir avec votre client ; si besoin, émettre un avoir |
| Échec d’envoi | Panne technique après plusieurs essais | Rien : ODOIP est prévenu |
Le détail de chaque statut et de chaque message d’erreur figure dans Statuts et messages d’erreur.
Corriger et retransmettre
Quand une facture est invalide ou rejetée, le message indique précisément la cause, par exemple :
- « SIREN du client absent sur la fiche » : complétez le SIREN du tiers ;
- « Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur absent » : contactez ODOIP pour compléter la fiche de votre entreprise ;
- « La date de facture doit être antérieure ou égale à la date du jour » : une facture ne peut pas être datée dans le futur.
Une fois la cause corrigée, cliquez sur Retransmettre en bas de la fiche de la facture : elle repart au prochain passage.
Une fois émise, une facture électronique fait foi auprès de votre client et de l’administration. Elle ne se supprime pas : pour l’annuler, émettez un avoir du même montant dans Dolibarr. L’avoir part lui aussi en facture électronique. Voir les questions fréquentes.
Le PDF de vos factures
La passerelle intègre votre PDF Dolibarr dans le fichier Factur-X. Si votre PDF est chiffré ou protégé, elle ne peut pas l’utiliser et génère à la place un PDF standard avec les mêmes informations. Pour que vos clients reçoivent votre PDF habituel, désactivez la protection des PDF dans la configuration de Dolibarr.